Vergaderruimtes boeken,
zonder gedoe
Roomcility is meer dan een ruimtereservering tool. Het controleert agenda's, signaleert conflicten, zoekt alternatieven en regelt de facilitaire zaken. Allemaal vanuit de vertrouwde Outlook omgeving.
Meer dan reserveren. Facilitaire laag, controleren, adviseren en regelen, een virtuele planning assistent.
Outlook regelt agenda's. Exchange regelt ruimtes. Maar wie regelt de gasten bij de receptie, de parkeerplaatsen, de beamer of de catering? Roomcility vult die leegte als een plug-in direct in het Outlook taakvenster.
Zalen en beschikbaarheid komen live uit Exchange via de Graph API. De medewerker hoeft alleen aan te geven wat nodig is. Roomcility doet de rest: agenda check, zaalvoorstel, alternatief tijdstip als het niet past, en alle facilitaire afhandeling in een keer.
Alles wat je nodig hebt en vooral lekker simpel
Roomcility is een planning assistent die controleert, adviseert en regelt. Van agenda check tot facilitaire afhandeling, alles in een workflow vanuit Outlook.
Outlook integratie
Roomcility draait als taakvenster plug-in rechtstreeks in Outlook. Medewerkers verlaten Outlook niet, alles gebeurt in de vertrouwde omgeving.
Realtime beschikbaarheid
Zalen, gebouwen, verdiepingen en capaciteit worden live opgehaald uit Exchange via de Microsoft Graph API. Altijd actueel, geen handmatige invoer.
Agenda check voor alle deelnemers
Roomcility controleert automatisch de agenda's van alle interne deelnemers en signaleert conflicten. Als niet iedereen kan, zoekt het een tijdstip waarop iedereen beschikbaar is.
Beheerportaal
Het Roomcility beheerportaal geeft facility managers overzicht van alle boekingen, facilitaire aanvragen, bezoekers en meldingen. Inclusief configuratie van AV middelen, catering en kostenplaatsen.
Multi locatie support
Meerdere gebouwen en locaties worden automatisch uitgelezen uit Exchange. In het beheerportaal stel je AV-opties, catering en notificaties in.
Automatisch alternatief zoeken
Zijn alle zalen op het gewenste tijdstip bezet? Roomcility zoekt automatisch op andere verdiepingen of stelt een alternatief tijdstip voor dat in alle agenda's past.
Validatie van emailadressen
Emailadressen worden gecontroleerd op @ en extensie, soms sluipt de typfout er zo in. Door de check voorkom je fouten en onbekende bezoekers.
Facilitair op de hoogte
Zodra alles is bevestigd en er niets meer gewijzigd hoeft te worden, stuurt Roomcility automatisch de juiste meldingen naar receptie, parkeerbeheer, catering en facilitair.
Veilig & privacyvriendelijk
Roomcility gebruikt Microsoft Graph API met client credentials. Agenda data blijft in de Microsoft tenant. Facilitaire data staat in een eigen database op de server, niet bij derden.
Jouw data blijft waar die hoort
Roomcility is gebouwd met data soevereiniteit als uitgangspunt. Hieronder zie je precies welke data waar staat en waarom.
Live via Microsoft Graph API
Blijft in jouw Microsoft tenant
Opgeslagen in Roomcility database
Op Nederlandse servers of bij jou
Gehost in Nederland
Servers draaien op Nederlandse bodem, binnen de EU. Volledig AVG-conform.
On-premises optie
Enterprise klanten kunnen Roomcility draaien op eigen infrastructuur. Volledige controle.
Geen data bij derden
Roomcility deelt geen data met externe partijen. Email gaat , uitsluitend voor notificaties.
Zo werkt Roomcility in Outlook
Dit is een interactieve preview van de Roomcility Outlook plug-in. Doorloop de wizard en zie hoe eenvoudig het boeken werkt, rechtstreeks vanuit je afspraak.
INTERACTIEVE DEMO, KLIK OP "JA, HELP ME!" OM TE STARTEN
Wat kost een meeting echt aan tijd?
Selecteer welke faciliteiten je regelt en zie direct het verschil tussen losse tools en Roomcility.
Berekening gebaseerd op het ingestelde uurtarief en 52 werkweken per jaar.
In vier stappen van idee naar geregelde vergadering
Roomcility is snel te implementeren en vereist geen ingrijpende wijzigingen aan jouw bestaande Microsoft omgeving.
Deployen Roomcility
Jij maakt de benodigde DNS records aan, wij deployen de Roomcility server. Dit kan op onze Nederlandse cloudinfrastructuur of op jouw eigen on-premises omgeving. Na de deployment is de server bereikbaar en klaar voor configuratie.
Koppel met Exchange Online
Roomcility verbindt via de Microsoft Graph API met jouw Microsoft 365 tenant. Je registreert een app in Entra ID met de juiste Graph API permissies. De koppeling is binnen een uur ingesteld.
Beheerportaal instellen
Na de koppeling stel je het beheerportaal in. Je voert de notificatieadressen in van de receptie, parkeerbeheerder, facilitair en catering, en configureert de beschikbare AV-middelen en cateringopties per locatie. Eenmalig instellen, daarna regelt Roomcility de rest automatisch.
Exchange levert de ruimtedata
Roomcility haalt live alle room mailboxes op via de Microsoft Graph Places API, inclusief capaciteit, gebouw en verdieping. Je hoeft zalen niet handmatig in te voeren. Wat in Exchange staat, verschijnt direct in de plug-in.
Assistent controleert, adviseert en regelt
De medewerker opent het Roomcility taakvenster in Outlook. De assistent controleert agenda's van alle deelnemers, signaleert conflicten en stelt een tijdstip voor waarop iedereen kan. Vervolgens zoekt het een passende zaal en regelt alle facilitaire zaken in een keer.
Transparante prijzen,
per gebruiker per maand
Betaal alleen voor wat je gebruikt. Hoe meer gebruikers, hoe lager de prijs per persoon. Alle tiers inclusief Outlook integratie, Graph API koppeling en support.
- Outlook plug-in (taakvenster)
- Zaalreservering via Exchange
- Bezoekersregistratie bij receptie
- Parkeren, AV & catering aanvragen
- Kostenplaats per boeking
- Terugkerende vergaderingen
- Bezettingsrapportage
- Beheerportaal voor facilitair
- Email support
- Outlook plug-in (taakvenster)
- Zaalreservering via Exchange
- Bezoekersregistratie bij receptie
- Parkeren, AV & catering aanvragen
- Kostenplaats per boeking
- Terugkerende vergaderingen
- Bezettingsrapportage
- Beheerportaal voor facilitair
- Priority support & SLA
- Outlook plug-in (taakvenster)
- Zaalreservering via Exchange
- Bezoekersregistratie bij receptie
- Parkeren, AV & catering aanvragen
- Kostenplaats per boeking
- Terugkerende vergaderingen
- Bezettingsrapportage
- Beheerportaal voor facilitair
- On-premises & hybride Exchange
- Meerdere tenants & locaties
- Maatwerk SLA & notificaties
Gebouwd door iemand die Exchange echt kent
Roomcility is ontwikkeld door Jakub Celik, IT professional met 15 jaar ervaring in Microsoft omgevingen en specialist in Exchange Online, on-premises en hybride omgevingen.
Met ruim 100 uitgevoerde Exchange migraties, van 1 mailbox tot 10.000, van MKB tot Enterprise, weet Jakub precies waar de pijnpunten zitten. Roomcility is dan ook gebouwd vanuit de praktijk, niet vanuit een whiteboard.
Vragen over implementatie, de koppelingen of gewoon even sparren? Neem gerust contact op.