Dit privacystatement legt uit hoe Roomcility omgaat met persoonsgegevens van bezoekers van deze website en mensen die contact opnemen via het contactformulier.
Laatst bijgewerkt: 10 May 2026
1. Wie zijn wij?
Roomcility is gevestigd in Nederland. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij via deze website verzamelen.
Contact: info@roomcility.nl
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen alleen gegevens die jij zelf actief aan ons verstrekt via het contactformulier op deze website:
- Naam
- Emailadres
- Organisatie
- Microsoft Exchange omgeving (Online, on premises of hybride)
- Aantal vergaderruimtes en locaties
- Gewenste functionaliteiten
- Eventueel bericht of toelichting
Daarnaast registreren wij beperkte technische gegevens via standaard server-logs (zoals IP adres, tijdstip en bezochte pagina). Deze logs zijn nodig voor het stabiel draaien en beveiligen van de website.
3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?
Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend om:
- Jouw vraag of demo aanvraag te beantwoorden
- Met jou contact op te nemen over Roomcility
- De technische werking en veiligheid van de website te waarborgen
Wij gebruiken je gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of marketing zonder jouw expliciete toestemming.
4. Wettelijke grondslag
De verwerking van jouw gegevens via het contactformulier is gebaseerd op:
- Toestemming, doordat jij het formulier invult en verstuurt.
- Gerechtvaardigd belang, voor het beantwoorden van zakelijke aanvragen en het beveiligen van onze website.
5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
- Berichten uit het contactformulier: maximaal 12 maanden na het laatste contactmoment, tenzij dit leidt tot een klantrelatie. In dat geval gelden de wettelijke fiscale en administratieve bewaartermijnen (tot 7 jaar voor financiële administratie).
- Server-logs: maximaal 30 dagen.
6. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij delen jouw gegevens niet met derden, met uitzondering van:
- OVH (hosting provider, gevestigd in Frankrijk, EU). Verzorgt de technische infrastructuur waarop deze website draait. Met OVH bestaat een verwerkersovereenkomst.
- Brevo (emailprovider, gevestigd in Frankrijk, EU). Verzorgt de aflevering van berichten uit het contactformulier en bevestigingsmails. Met Brevo bestaat een verwerkersovereenkomst.
- Wettelijke instanties, als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet en regelgeving.
Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.
7. Cookies
Deze website plaatst geen tracking cookies en gebruikt geen analytische cookies van derden zoals Google Analytics. Indien je als beheerder inlogt op de WordPress omgeving worden er functionele cookies geplaatst om je sessie te beheren. Deze cookies zijn niet zichtbaar voor reguliere bezoekers.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:
- HTTPS versleuteling voor al het verkeer tussen jouw browser en onze website.
- Beperkte toegang tot persoonsgegevens, alleen door de eigenaar en expliciet gemachtigde personen.
- Regelmatige updates van software en plugins.
- Server side monitoring op verdachte activiteit en malware.
9. Jouw rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je het recht om:
- Inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
- Je gegevens te laten verwijderen.
- Bezwaar te maken tegen de verwerking.
- Je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit).
- Eerder gegeven toestemming in te trekken.
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een email naar info@roomcility.nl en wij reageren binnen 30 dagen.
Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacystatement van tijd tot tijd aanpassen om actueel te blijven met wet en regelgeving. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.
11. Contact
Vragen over dit privacystatement of over hoe wij met jouw gegevens omgaan?
Roomcility
Email: info@roomcility.nl