data en privacy
Jouw data blijft in jouw Microsoft omgeving
Roomcility is gebouwd met dataveiligheid als uitgangspunt. Hieronder zie je precies wat waar staat, hoe het beveiligd is en hoe lang het bewaard blijft.
waar staat wat
Twee plekken, en een heleboel niet
Wat over je mensen en je vergaderingen gaat, blijft in je eigen Microsoft 365. Roomcility bewaart alleen de instellingen die het nodig heeft om te werken.
Live opgehaald, nergens bewaard
- Zalen, gebouwen en verdiepingen
- Beschikbaarheid en agenda's
- Gebruikers en organisatie
Op de afspraak zelf
- Gastgegevens, kentekens en dieetwensen versleuteldMet een sleutel in je eigen Azure Key Vault
- Catering, parkeren, AV en receptie versleuteld
met certificaat live, niets gekopieerd
Instellingen
- Opties voor catering, AV en parkeren per locatie
- Kostenplaatsen en afdelingen
- Mailadressen van receptie, catering en parkeerbeheer
- Instellingen van het beheerportaal
Om terug te kijken
- Reserveringen zonder persoonsgegevensDatum, zaal en aantallen
- Maillog en auditlog
Mails aan gasten en afdelingen gaan via je eigen Microsoft 365. Alleen de inlogcodes voor het beheerportaal versturen we via Brevo, een Europese mailprovider.
zo is het beveiligd
Jij houdt de sleutels
De koppeling met Microsoft 365 is zo ingericht dat Roomcility alleen kan wat nodig is, en niets meer.
Gevoelige gegevens op de afspraak worden versleuteld met een hoofdsleutel in je eigen Azure Key Vault. Trek je die in, dan kan niemand er meer bij, ook wij niet.
Roomcility logt in met een certificaat. Er is geen wachtwoord dat kan lekken, en het certificaat trek je zelf in.
Met een access policy in Exchange bepaal je welke zaalpostvakken Roomcility mag zien. De rest blijft dicht.
Het beheerportaal vraagt bij elke login om een code per mail. Afdelingen zien alleen wat bij hun rol hoort.
Elke boeking en elke actie in het portaal komt in de auditlog. Zo zie je wie wat deed en wanneer.
zo lang bewaren we
Niet langer dan nodig
Roomcility ruimt persoonsgegevens automatisch op. De reservering blijft daarna anoniem bestaan, zodat je overzichten blijven kloppen.
Dit zijn de standaard termijnen. Je stelt ze zelf in het beheerportaal in, van minimaal 7 dagen tot maximaal 36 maanden. Opschonen gaat automatisch.
alles op papier
De documenten
Voor je privacy officer of inkoop staat alles uitgeschreven.
interesse gewekt?
Zie Roomcility werken in Outlook
In een demo laten we zien hoe Roomcility werkt, van een vergadering plannen tot alles geregeld. Daarna weet je precies wat het voor jullie oplevert.
- Een live demo in Outlook
- Al je vragen beantwoord
- Eerlijk advies of het bij jullie past