Privacyverklaring

Roomcility is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95538577, gevestigd op Bloemenstraat 5, 6414 RN Heerlen. Voor vragen over privacy mail je naar info@roomcility.nl.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens in deze verklaring.

Deze verklaring gaat over bezoekers van roomcility.nl, mensen die contact met ons opnemen of een demo aanvragen, en contactpersonen van onze klanten.

Gebruik je Roomcility via je werkgever, of ben je gast bij een vergadering? Dan bepaalt de organisatie die Roomcility gebruikt wat er met je gegevens gebeurt. Wij verwerken die gegevens dan voor die organisatie, volgens onze verwerkersovereenkomst. Met vragen kun je het best bij die organisatie terecht.

• Contactformulier en demo aanvraag, je naam, mailadres, organisatie, telefoonnummer als je dat invult, en je bericht.
• Klanten, naam, mailadres en telefoonnummer van contactpersonen, en de gegevens die we nodig hebben voor facturen.
• Beheerders van het portaal, naam, mailadres en inlogmomenten. Inlogcodes sturen we via Brevo.
• Websitebezoek, technische gegevens zoals je IP adres, alleen om de website veilig en werkend te houden.

• Om je vraag of demo aanvraag te beantwoorden. Dat doen we omdat je ons daarom vraagt.
• Om een overeenkomst uit te voeren en te factureren. Dat is nodig voor de overeenkomst en we zijn wettelijk verplicht onze administratie te bewaren.
• Om de website en het portaal te beveiligen. Dat is ons gerechtvaardigd belang.

• Gegevens uit het contactformulier bewaren we tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Klantgegevens bewaren we zolang de overeenkomst loopt. Facturen en de administratie bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
• Technische logs van de website bewaren we maximaal 30 dagen.

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, en alleen als dat nodig is.

• mijn.host, hosting van de website en van Roomcility, in Nederland.
• Brevo, het versturen van inlogcodes, binnen de EU.

Met elk van deze partijen hebben we afspraken over de beveiliging en het gebruik van gegevens. Gegevens gaan niet naar landen buiten de EU.

Onze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken. We gebruiken geen cookies om je te volgen of om advertenties te tonen.

Het contactformulier beschermen we met een eigen controle tegen spam, met een kleine rekensom. Daarvoor gebruiken we geen externe dienst.

We beveiligen je gegevens met passende maatregelen. De website werkt via een versleutelde verbinding, en alleen wij hebben toegang tot de gegevens.

Je mag je gegevens inzien, laten aanpassen of laten verwijderen. Je mag ook bezwaar maken tegen het gebruik, of je gegevens opvragen om mee te nemen. Stuur daarvoor een mail naar info@roomcility.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je mag ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen deze verklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.