functies
Grip op alles wat bij een vergadering hoort
Roomcility controleert, stelt voor en regelt. Van een vrije zaal en de agenda van je collega's tot gasten, catering, parkeren en AV. Alles in een flow, direct vanuit Outlook.
voor de medewerker
Plannen zonder heen en weer mailen
De planning assistent kijkt mee terwijl je plant. Je ziet direct wat kan, wat niet kan en wat een goed alternatief is.
Vrije ruimtes in een oogopslag
Zalen, capaciteit en beschikbaarheid komen live uit Microsoft 365. Je ziet meteen wat vrij is en wat bezet is. Liever op de plattegrond kiezen? Dat kan ook.
Agenda check
Voeg je collega's toe en Roomcility checkt meteen of ze kunnen, nog voordat je de uitnodiging verstuurt.
Slimme alternatieven
Kan iemand niet, dan zoekt Roomcility het eerste moment dat iedereen vrij is. Met een klik verplaats je de vergadering.
Zaalruil
Is de zaal die je nodig hebt bezet? Stuur een ruilverzoek naar de collega die hem heeft geboekt. In de tussentijd kies je gewoon een vrije zaal.
Mailadressen gecontroleerd
Een tikfout in het mailadres van een gast valt meteen op. Zo komt elke uitnodiging aan.
voor de afdelingen
Elke afdeling weet wat er moet gebeuren
Wat je bij je vergadering kiest, komt vanzelf bij de juiste afdeling terecht. Geen losse formulieren en geen dubbele administratie.
Catering
Koffie, lunch of iets anders bestel je bij je boeking, met aantallen en dieetwensen erbij. De catering krijgt automatisch bericht en ziet de bestelling terug in het eigen portaal.
Parkeren
Wijs per gast een parkeerplek toe. Je ziet direct hoeveel plekken er vrij zijn. Parkeerbeheer krijgt automatisch bericht en ziet alles terug in het eigen portaal.
AV middelen
Beamer, scherm of microfoon? Vink aan wat je nodig hebt. Facilitair krijgt automatisch bericht, zodat alles klaarstaat als je binnenkomt.
voor je gasten
Gasten regelen hun bezoek zelf
Elke externe gast krijgt een persoonlijke link. Vooraf regelt hij zijn gegevens, op de dag zelf wijst dezelfde link de weg.
Gastlink
Komst bevestigen of afmelden, kenteken en dieetwensen doorgeven. Heb jij alles al ingevuld, dan hoeft de gast niets te doen.
Bezoekers en receptie
Op de dag zelf ziet je gast zijn parkeerplek en de route. Bij de receptie wordt hij met een klik ingecheckt en krijg jij direct bericht.
voor de beheerder
Het beheerportaal
Een plek waar je alles instelt en alles terugziet. Zalen komen automatisch uit Microsoft 365, de rest richt je zelf in.
- Locaties en optiesCatering, AV, parkeerplekken en kostenposten per gebouw
- Gebruikers per afdelingReceptie, catering en parkeerbeheer met een eigen login
- MeldingenMailadressen per afdeling en je eigen mailteksten
- RapportageBezetting, feedback en een logboek van alles wat er gebeurt
elke afdeling een eigen rol
interesse gewekt?
Zie Roomcility werken in Outlook
In een demo laten we zien hoe Roomcility werkt, van een vergadering plannen tot alles geregeld. Daarna weet je precies wat het voor jullie oplevert.
- Een live demo in Outlook
- Al je vragen beantwoord
- Eerlijk advies of het bij jullie past