Algemene voorwaarden

Roomcility is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95538577, gevestigd op Bloemenstraat 5, 6414 RN Heerlen. Je bereikt ons via info@roomcility.nl.

In deze voorwaarden noemen we Roomcility "wij" of "ons". De organisatie die Roomcility afneemt noemen we "de klant" of "jij".

• Dienst, de software Roomcility zoals wij die online beschikbaar stellen, met de plug-in voor Outlook, het beheerportaal, de afdelingsportalen en de gastpagina.
• Overeenkomst, de afspraak tussen ons en de klant over het gebruik van de dienst, inclusief de offerte, deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de SLA.
• Gebruiker, iedereen met een account in de Microsoft 365 omgeving van de klant. Op basis van dit aantal bepalen we de prijs.
• Omgeving, de eigen Roomcility server die wij voor de klant inrichten.
• Setup, het eenmalig inrichten van de omgeving en het koppelen met Microsoft 365.

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte en elke overeenkomst met ons. Voorwaarden van de klant zelf gelden niet, tenzij we dat schriftelijk hebben afgesproken.

Staat er in de offerte of de overeenkomst iets anders dan in deze voorwaarden, dan geldt wat in de offerte of overeenkomst staat.

Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. De overeenkomst komt tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk of digitaal accepteert, of zodra we op verzoek van de klant met de setup beginnen.

Prijzen op de website zijn bedoeld als richtprijs. Alleen de offerte is bindend.

Wij stellen de dienst beschikbaar zoals die op dat moment is. We werken Roomcility regelmatig bij. Daarbij kunnen functies veranderen of verdwijnen, maar we halen geen belangrijke functie weg zonder dat vooraf met de klant te bespreken.

De dienst werkt samen met Microsoft 365 van de klant. Voor de werking van Microsoft 365 zelf zijn wij niet verantwoordelijk.

Beschikbaarheid, onderhoud en support regelen we in de SLA.

De setup voeren we samen met de klant uit. De klant zorgt voor de DNS records, een beheerder met de juiste rechten in Microsoft 365 en de gegevens die we nodig hebben.

Bij het pakket Business en Enterprise is een standaard setup inbegrepen bij een overeenkomst van minimaal 12 maanden. Bij Business geldt dit voor maximaal 3 locaties, bij Enterprise voor onbeperkt locaties. Maatwerk en extra werk offreren we apart.

Stopt de overeenkomst binnen de eerste 12 maanden, om een reden die bij de klant ligt, dan mogen we de setup alsnog in rekening brengen tegen het tarief uit de offerte.

• De klant gebruikt de dienst alleen voor zijn eigen organisatie en volgens de wet.
• De klant zorgt dat inloggegevens geheim blijven en meldt misbruik direct bij ons.
• De klant geeft ons op tijd de informatie en toegang die we nodig hebben.
• De klant probeert de dienst niet te kopieren, te ontleden of de beveiliging te omzeilen.

Houdt de klant zich hier niet aan, dan mogen we de toegang tijdelijk blokkeren. We overleggen eerst, behalve als er direct gevaar is voor de dienst of voor andere klanten.

Alle prijzen zijn exclusief btw. De prijs hangt af van het aantal gebruikers en het pakket. Elk pakket heeft een minimumbedrag per maand.

We factureren per maand vooraf, tenzij we iets anders afspreken. Een factuur betaal je binnen 14 dagen.

Groeit het aantal gebruikers, dan passen we de prijs per de volgende maand aan. Daalt het aantal, dan kan de klant dat doorgeven en passen we de prijs aan per de volgende maand.

We mogen de prijzen een keer per jaar aanpassen aan de inflatie. Een andere prijsverhoging melden we minimaal 2 maanden vooraf. De klant mag de overeenkomst dan opzeggen per de datum dat de nieuwe prijs ingaat.

Betaalt de klant niet op tijd, dan sturen we eerst een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de wettelijke handelsrente en incassokosten rekenen en na een tweede herinnering de toegang tijdelijk blokkeren.

De overeenkomst geldt eerst voor 12 maanden. Daarna loopt hij door voor onbepaalde tijd en kan de klant elke maand opzeggen, met een opzegtermijn van 1 maand.

Opzeggen kan per mail naar info@roomcility.nl. We bevestigen de opzegging altijd.

Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden, maar niet binnen de eerste 12 maanden.

Beide partijen mogen de overeenkomst direct stoppen als de ander failliet gaat of na een schriftelijke waarschuwing een belangrijke afspraak blijft schenden.

Afspraken, gastgegevens en faciliteiten staan in Microsoft 365 van de klant en blijven daar. Daar komen wij niet aan.

De gegevens in de omgeving van de klant, zoals instellingen, reserveringshistorie en logs, vernietigen we binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst. Daarna kunnen we ze niet meer terughalen.

Wil de klant voor het einde een export van zijn instellingen of reserveringshistorie, dan moet hij dat voor de einddatum aangeven. We leveren de export in een gangbaar formaat.

De klant verwijdert zelf de app registratie en de plug-in uit Microsoft 365. Wij helpen daar graag bij.

Roomcility en alles wat erbij hoort, zoals de software, het ontwerp en de documentatie, blijft van ons. De klant krijgt het recht om de dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt.

Gegevens die de klant in de dienst invoert, blijven van de klant.

We houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar was of die we volgens de wet moeten delen.

Bij het gebruik van de dienst verwerken wij persoonsgegevens voor de klant. De klant is daarbij verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade. Per gebeurtenis is die nooit meer dan het bedrag dat de klant in de 6 maanden ervoor aan ons heeft betaald, met een maximum van 25.000 euro per jaar.

We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet, gederfde winst, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstilstand.

We zijn ook niet aansprakelijk voor schade door storingen bij Microsoft 365, bij de internetverbinding van de klant of door onjuiste informatie van de klant.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons.

Schade moet de klant binnen 2 maanden na ontdekking schriftelijk bij ons melden.

Bij overmacht hoeven we onze afspraken tijdelijk niet na te komen. Onder overmacht valt onder meer een storing bij een leverancier waar we van afhankelijk zijn, zoals Microsoft of onze hostingpartij, een grootschalige storing van internet of stroom, en een cyberaanval die we redelijkerwijs niet konden voorkomen.

Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk stoppen.

We mogen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging melden we minimaal 30 dagen voordat hij ingaat. Is de klant het niet eens met een wijziging die voor hem nadelig is, dan mag hij de overeenkomst opzeggen per de datum dat de wijziging ingaat.

Op elke overeenkomst met ons is Nederlands recht van toepassing. Een geschil leggen we voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij gevestigd zijn. We proberen het wel altijd eerst samen op te lossen.